Een klacht? Zo pakken wij dat samen aan bij Lipedema Coach
Wij geloven in open communicatie en wederzijds vertrouwen. Mocht je onverhoopt een klacht hebben over onze dienstverlening, dan nemen wij dit serieus. Met deze klachtenprocedure leggen wij uit hoe je een klacht kunt indienen en hoe wij samen werken aan een zorgvuldige en respectvolle afhandeling.
1. Doel van deze klachtenprocedure
Bij Lipedema Coach vinden wij het belangrijk dat cliënten zich gehoord en serieus genomen voelen. Deze klachtenprocedure beschrijft hoe wij zorgvuldig, vertrouwelijk en transparant omgaan met klachten over onze dienstverlening.
Het doel van deze procedure is:
- het zorgvuldig behandelen van klachten;
- het samen zoeken naar een passende oplossing;
- het voorkomen van herhaling in de toekomst.
2. Indienen van een klacht
Een klacht dient altijd schriftelijk te worden ingediend.
Je kunt je klacht sturen naar: info@lipedemacoach.com
Vermeld daarbij bij voorkeur:
- je naam en contactgegevens;
- een duidelijke omschrijving van de klacht;
- de datum/data waarop de klacht betrekking heeft;
- eventuele betrokken personen.
- Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.
3. Ontvangst en registratie
Je ontvangt binnen drie werkdagen een schriftelijke bevestiging dat wij je klacht hebben ontvangen.
De klacht wordt intern vastgelegd, inclusief de voortgang en afhandeling.
4. Behandeling van de klacht
De klacht wordt in eerste instantie behandeld binnen onze organisatie.
Wij streven ernaar om samen met jou tot een passende oplossing te komen.
De klacht wordt in principe binnen twee weken inhoudelijk afgehandeld.
Indien meer tijd nodig is, word je hierover tijdig geïnformeerd met een nieuwe termijn.
De totale doorlooptijd bedraagt maximaal vier weken.
Afhankelijk van de aard en ernst van de klacht kan deze worden behandeld door de betrokken behandelaar, een collega of de directie.
5. Oplossing en vastlegging
De voorgestelde oplossing wordt schriftelijk aan je teruggekoppeld.
De uitkomst en eventuele afspraken worden vastgelegd in het klachtendossier.
Klachten worden maximaal twee jaar bewaard.
6. Leren en verbeteren
Wij zien klachten als een waardevolle kans om onze dienstverlening te verbeteren.
Daarom worden klachten (geanonimiseerd) geëvalueerd en, waar nodig, gebruikt om processen of werkwijzen aan te passen.
7. Vervolgstappen bij blijvend verschil van inzicht
Indien wij er samen onverhoopt niet uitkomen, bestaat de mogelijkheid om de klacht voor te leggen via onze beroepsvereniging, de BATC. Zij kunnen de klager begeleiden en zo nodig doorverwijzen naar een externe organisatie die gespecialiseerd is in klachtenafhandeling.
In dat geval ontvang je van ons verdere informatie over de te nemen vervolgstappen.
8. Vragen
Voor vragen over deze klachtenprocedure kun je contact opnemen via: info@lipedemacoach.com
